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ELENA - Ab Januar 2010 für alle Arbeitgeber Pflicht

Seit dem 2. April 2009 gilt das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (kurz: ELENA). Es regelt den Nachweis von Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelten für die Beantragung von Sozialleistungen neu. 

Der elektronische Entgeltnachweis (ELENA) soll nach und nach die bisher vom Arbeitgeber zu erstellenden Lohn- und Gehaltsbescheinigungen in Papierform ersetzen. Die Arbeitgeber werden dadurch von Auskunfts, Melde- und Bescheinigungs- sowie Archivierungspflichten für Entgeltdaten entlastet. Nach Schätzungen des Normenkontrollrates sollen die Unternehmen mittelfristig hierdurch jährlich etwa 85 Mio. Euro an Bürokratiekosten einsparen.

Das Gesetz sieht vor, dass Arbeitgeber die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten ab dem 1. Januar 2010 monatlich verschlüsselt an eine zentrale Speicherstelle übertragen, wo sie unter einem Pseudonym gespeichert werden. Diese Speicherstelle ist bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) in Würzburg eingerichtet. Nach Auskunft des BMWi werden die Meldungen für das ELENA-Verfahren entweder mit den bereits im betrieblichen Einsatz befindlichen Entgeltabrechnungsprogrammen, über den Steuerberater, ein Dienstleistungsunternehmen oder mit einer der verfügbaren, systemuntersuchten Ausfüllhilfen abgegeben.

Hinweispflicht des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten jedoch auf der Entgeltbescheinigung darauf hinzuweisen, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt wurden und das sein Auskunftsrecht gegenüber der Zentralen Speicherstelle besteht (§ 97 Abs. 1 SGB IV). Die Form dieser Mitteilung bleibt dem Arbeitgeber überlassen. Einen Beispieltext für einen solchen allgemeinen Hinweis finden Sie hier.

Nutzen für Arbeitgeber ab 2012
Wenn 2012 dann der Regelbetrieb im ELENA-Verfahren startet, werden die für die Bewilligung von Anträgen des Arbeitnehmers auf Arbeitslosengeld, Wohngeld und Bundeselterngeld erforderlichen Daten unter Einsatz von Signaturkarten der Leistungsbezieher abgerufen und papiergebundene Arbeitgeberbescheinigungen nicht mehr nötig sein. Die Bearbeitung wird dadurch wesentlich beschleunigt und vereinfacht.

 

Informationen

Am 18. Januar 2010 fand in der IHK zu Rostock eine Informationsveranstaltung zum ELENA-Verfahren für alle Arbeitgeber statt. Die verwendeten Präsentationen der Referenten Herrn Dr. Holger Stein, Präsident der Steuerberaterkammer und Herrn Harald Jäger, Organisationsberater Personalwirtschaft bei der DATEV eG, finden Sie links zum Download.

 

aktueller Stand: 22.01.2010